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표준/지침

제1장 총 칙

제1조(목적)

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조 및 같은법 시행령 제10조의 규정에 따라 충청남도천안교육지원청기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

  • 1. "기록물"이라 함은 교육지원청과 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
  • 2."기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
  • 3."기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존․관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
  • 4. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. .
제3조(적용범위)

이 규정은 충청남도천안교육지원청 각과와 공립유치원, 초등학교, 중학교(이하 "소속기관"이라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 구성 및 분장업무

제4조(소속 및 인원구성)
  • ① 기록관은 행정과에 설치하고, 행정과장이 기록관장이 된다.
  • ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리․기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
  • ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조(주요업무 및 업무분장)

기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

  • 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행
  • 2. 소관기록물 수집․보존 및 활용
  • 3. 기록관리기준표의 관리
  • 4. 주요 회의록, 조사․연구서, 검토서, 비밀기록물, 행정박물 및 시청각기록물의 관리
  • 5. 미등록 기록물의 수집 및 등록 관리
  • 6. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
  • 7. 처리과에서 기록관으로의 기록물 이관
  • 8. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
  • 9. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가 및 폐기 관리
  • 10. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
  • 11. 기록물 서고 및 관리
  • 12. 기록물 정수점검 및 실태조사
  • 13. 기록물관리 지도․감독․지원 및 교육계획의 수립 및 시행
  • 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
  • 15. 기록관의 시설 및 장비관리
  • 16. 기록관리시스템의 구축․운영 및 교육
  • 17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색․열람제공
  • 18. 소관 비전자기록물의 전산화
  • 19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
  • 20. 간행물 발간 등록 및 관리
  • 21. 행정자료 관리
  • 22. 소관 기록물의 검색․열람서비스 제공
  • 23. 기록물의 편찬, 전시 및 홍보
  • 24. 정보공개 접수창구
  • 25. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

제3장 기록물의 등록 및 보존 관리

제6조(기록물의 등록)
  • ① 모든 기록물은 생산․접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
  • ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
제7조(기록물의 보존)
  • ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
  • ② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
  • ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제4장 기록물의 평가 및 관리

제8조(기록물의 평가)

기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록법」 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행하되, 기록물평가심의회의 구성 및 운영에 관하여는 「충청남도천안교육지원청 기록물평가심의회 운영규정」으로 정한다.

제9조(기록물평가심의회 구성)
  • ① 기록물의 보존가치평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성․운영한다.
  • ② 심의회는 위원장을 포함하여 5인 이내의 위원으로 구성한다.
  • ③ 심의회 위원장은 행정과장으로 하고 위원은 초등교육과장, 재무과장과 기록물 평가에 적합한 민간전문가 중에서 2인을 별도로 위촉 한다.
  • ④ 심의회 위원의 임기는 우리 교육지원청 소속 공무원인 경우 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 민간전문가인 경우 2년으로 하되 1차에 한하여 연임할 수 있다.
  • ⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기 각 1인을 두되, 간사는 행정지원팀장이 되고, 서기는 기록물관리전문요원이 된다.
제10조(심의회의 운영 등)
  • ① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정되는 경우에 위원장이 이를 소집한다.
  • ② 심의회 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하되, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다.
  • ③ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
  • ④ 심의회 위원 중 민간전문가에 대하여 예산의 범위 안에서 수당과 여비 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
  • ⑤ 서기는 기록물 평가심의서 및 회의록을 작성․관리하여야 한다.
제11조(심의절차 등)
  • ① 기록관장은 기록물관리 전문요원의 심사를 거쳐 회의개최 5일 전까지 같은 법 시행규칙 별지 제10호 서식에 따른 기록물평가심의서와 요약서 등의 안건을 심의회에 제출하여야 한다.
  • ② 위원장은 제출된 안건을 회의개최 3일 전까지 각 위원에게 개별통지 하여야 한다.
  • ③ 심의회는 안건심의를 위해 필요한 경우 처리과 기록물관리책임자의 의견을 청취할 수 있다.
  • ④ 심의회는 심의를 위해 필요한 경우 대상 기록물을 실사하거나 대상 기록물을 지정한 후 기록물관리 전문요원에게 실사평가를 위임할 수 있다.
  • ⑤ 위원장은 심의회의 심의결정 사항을 지체 없이 기록관장에게 통보하여야 한다.

제5장 기록관의 시설·장비 관리

제12조(보존시설 및 장비의 확보)

기록관장은 기록물의 체계적 관리, 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 영 제60조제1항에서 정한 보존시설과 장비를 확보해야 하며, 적정한 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간 및 기록물의 활용에 필요한 열람 장비 등을 갖추어야 한다.

제13조(기록관리시스템 및 장비구축)
  • ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
  • ② 기록관리시스템은 교육지원청 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색․활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.
제14조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)
  • ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
  • ② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지․보수할 수 있다.
제15조(전자기록물의 백업 및 보존)
  • ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
  • ② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.
제16조(주요기록물의 전산화)

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과 및 소속기관의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색․활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제17조(전산화 기록물의 보존관리)

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

제6장 보안관리 및 점검

제18조(보안관리 및 긴급사태 대비)
  • ① 기록관장은 기록관의 전산시스템 설치장소와 기록물 서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 한다.
  • ②기록관의 전산실 및 서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
  • ③ 기기록관장은 기록관의 전산시스템 설치장소 및 기록물 서고에 발생할 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.
제19조(점검)

기록관의 전산장비 및 기록물 서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

  • 1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 월별 정기 점검
  • 2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
  • 3. 보존 기록물의 오손여부 점검
  • 4. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
  • 5. 기타 장비 및 각종 보관 자료의 이상 유무 점검

제7장 기록물의 열람 및 대출

제20조(열람시간)

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제21조(열람 및 대출의 자격)
  • ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
    • 1. 교육청 및 소속기관의 직원
    • 2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자로서 기록관장의 허가를 얻은 자
  • ② 제1항제2호의 경우와 보존기간 30년 이상 기록물은 기록관 밖으로의 대출을 금지한다.
제22조(열람 준수사항)
  • ①열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
    • 1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기
    • 2. 무단으로 기록관 밖으로의 반출
    • 3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
    • 4. 서고 안으로 음식물 등 반입 행위
    • 5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
  • ② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.
  • ③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.
제23조(대출의 한도 및 기간)

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

  • 1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
  • 2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
  • 3. 기록물을 대출하고자하는 자는 기록물 반출․반입서에 그 내용을 기재하여야 한다.
  • 4. 제14조 제1항 제2호의 규정에 해당하는 자는 공무원증 또는 신분증을 제시하고 기록물 반출․반입서에 그 내용을 기재한 후 열람하여야 한다.
  • 5. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
제24조(열람·대출의 제한)

다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

  • 1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우
  • 2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우
  • 3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
  • 4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
  • 5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
  • 6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물
  • 7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물
  • 8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
제25조(대출 기록물의 전대금지)

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제26조(대출 기록물의 반납)
  • ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
  • ② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
    • 1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
    • 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제8장 보칙

제27조(기록물 관리실태 점검 및 교육)
  • ① 기록관장은 교육지원청 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
  • ② 기록관장은 기록물 관리업무와 관련하여 교육지원청 및 소속기관의 기록물관리담당자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
제28조(세부사항)

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부칙 (2008. 12. 31)

(시행일) 이 운영규정은 2008년12월31일부터 시행한다.

(경과조치) 이 규정 시행 당시 종전의 규정에 의하여 설치된 충청남도천안교육지원청 자료관은 이 규정에 의하여 충청남도천안교육지원청 기록관이 설치된 것으로 본다.

부칙 (2012. 7. 25)

(시행일) 이 규정은 2012년7월25일부터 시행한다.

부칙 (2014. 10. 01)

(시행일) 이 규정은 2014년9월1일부터 시행한다.

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