제1장 총 칙
제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록법”이라 한다) 제13조 및 같은법 시행령 제10조의 규정에 따라 충청남도천안교육지원청기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록물”이라 함은 기록관과 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존․관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람·사무·작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조(적용범위) 이 규정은 기록관 및 충청남도천안교육지원청 산하 각급학교, 도서관(이하 “소속기관”이라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
제2장 구성 및 분장업무
제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 충청남도천안교육지원청 행정과에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.
②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리․기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조(주요업무 및 업무분장) 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행
2. 소관기록물 수집․관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 비밀기록물, 행정박물 및 시청각기록물의 관리
5. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
6. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
7. 처리과에서 기록관으로의 기록물 이관
8. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
9. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
10. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
11. 기록물 서고 관리
12. 기록물 정수점검 및 실태조사
13. 기록물관리 지도․감독․지원 및 교육계획의 수립 및 시행
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록관리시스템의 구축․운영 및 교육
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색․열람제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 간행물 발간 등록 및 관리
21. 행정자료 관리
22. 소관 기록물의 검색․열람 제공
23. 기록물의 편찬, 전시 및 홍보
24. 정보공개 청구의 접수 및 정보공개제도 운영개선
25. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
제3장 기록물의 등록 및 보존 관리
제6조(기록물의 생산) ①기록관장은 당해기관 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산․등록될 수 있도록 하여야 한다.
②기록관장은 「공공기록법 시행령」 제17조부터 제19조에 따른 조사․연구․검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산․등록관리 기준을 작성․관리하여야 한다.
제7조(기록물의 등록) ①모든 기록물은 생산․접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
②기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
제8조(기록물의 정리) ①기록관장은 당해기관 및 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 공개여부․접근권한 재분류, 분류․편철확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
②처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③기록관장은 기록관 및 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제9조(기록물의 이관) ①처리과에서는 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 기록물 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
②제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.
제9조의 2(비밀기록물의 이관) ①처리과에서 생산․접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우
제10조(기록물의 보존) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
②제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제4장 기록물의 평가 및 관리
제11조(보존시설 및 장비의 확보) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존․관리를 위하여 「공공기록법 시행령」 별표 6의 기준에 따른 보존시설․장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
②기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고, 열람․사무․작업공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.
제12조(기록관리시스템 및 장비구축) ①기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
②기록관리시스템은 당해기관 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색․활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.
제13조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ①기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
②기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지․보수할 수 있다.
제14조(전자기록물의 백업 및 보존) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
②백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산․보관하여야 한다.
제15조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과 및 소속기관의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색․활용이 될 수 있도록 하여야 한다.
제16조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.
제5장 기록관의 시설·장비 관리
제17조(기록물의 평가) 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록법」 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.
제18조(기록물평가심의회의 구성) ①심의회는 위원장 1인을 포함하여, 기록물의 보존가치평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.
②심의회 위원장은 행정과장이 되며 당연직 위원은 재무과장, 초등교육과장으로 하고, 기록물평가심의회의 전문성을 보장하기 위해 학계 및 전직 공무원 등 민간전문가 2명을 위원으로 위촉한다.
③심의회 위원의 임기는 소속 공무원의 경우 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 민간전문가의 경우 2년으로 하되 1차에 한하여 연임할 수 있다.
④심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기들 두며, 간사는 총무팀장이 되고, 서기는 전문요원이 된다.
제19조(심의회의 기능) ①심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부
2. 기록물의 보존기간에 대한 재책정
3. 그 밖에 기록물의 평가․폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항
제20조(심의회의 운영 등) ①심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.
②심의회 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
④심의회 위원 중 민간전문가에 대하여 예산의 범위 안에서 수당과 여비 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
⑤전문요원은 기록물 평가심의서 및 회의록을 작성․관리하여야 한다.
제21조(심의절차 등) ①심의회 위원장은 심의회가 개최되기 1주 전에 심의안건, 평가심의서 및 기타 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다.
②위원들은 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사적․사료적․증빙적․행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 타당한지 심의하여야 한다.
③위원들은 평가심의 과정에서 필요하다고 판단될 때, 단위과제별 보존기간에 관한 심의도 함께 실시하여야 한다. 전문요원은 심의 결과의 적정성 여부를 검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.
제6장 보안관리 및 점검
제22조(보안관리 및 긴급사태 대비) ①기록관장은 기록관의 전산시스템 설치장소는 통제구역으로, 보존서고는 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따라 관리하여야 한다.
②기록관의 전산시스템 설치장소 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
③기록관장은 기록관의 전산시스템 설치장소 및 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.
제23조(점검) 기록관의 전산장비 및 보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 월별 정기 점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
3. 보존기록물의 오손여부 점검
4. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검
5. 기타 장비 및 각종 보관 자료의 이상 유무 점검
제7장 기록물의 열람 및 대출
제24조(열람 및 대출시간) 기록관의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
제25조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 충청남도교육청 및 소속기관의 직원
2. 타 기관 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
②제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출을 금지한다.
제26조(열람 준수사항) ①열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기
2. 무단으로 기록관 밖으로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 보존서고 안으로 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
②기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.
제27조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 기록물대출대장에 그 내용을 기재하여야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
제28조(열람․대출의 제한) 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 업무수행에 지장을 초래하는 기록물의 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물
7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
제29조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.
제30조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우
제8장 보칙
제31조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ①기록관장은 당해기관 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
②기록관장은 기록물 관리업무와 관련하여 당해기관 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
제32조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.
부 칙
①(시행일) 이 운영규정은 2008년12월31일부터 시행한다.
②(경과조치) 이 규정 시행 당시 종전의 규정에 의하여 설치된 충청남도천안교육지원청 자료관은 이 규정에 의하여 충청남도천안교육지원청 기록관이 설치된 것으로 본다
부 칙
① (시행일) 이 규정은 2012년7월25일부터 시행한다.
부 칙
① (시행일) 이 규정은 2021년12월29일부터 시행한다.